BÄKO Archiv-Service für Mitglieder

komfortabel, plattformunabhängig und leistungsstark

Was sie wissen sollten

Die Menge der Papierinformationen verdoppeln sich nach neuesten Erkenntnissen alle 4 Jahre. Dokumente erfassen, bearbeiten und strukturiert ablegen ist daher auch für Sie wichtiger denn je, um zeitaufwendiges Suchen zu vermeiden.

Nutzen Sie dafür unseren Archiv-Service. Er liefert Ihnen ein formunabhäniges Archivsystem, auf das jederzeit von jedem internetfähigen Platz und Ort der Welt zugegriffen werden kann.

Funktionsumfang

Unser Archiv-Service dient als Benutzeroberfläche für die Archivierung und Auswertung von Dokumenten und Daten über das Internet. Für den Betrieb der Archiv-Services steht eine ausfallsichere Serverinfrastruktur zur Verfügung. Über das Internet greifen Sie als Benutzer auf dieses System zu. Dazu werden lediglich ein PC, ein Internetzugang sowie entsprechende Zugangsdaten benötigt. Ab jetzt können Dokumente, wie z. B. Rechnungen und Gutschriften, angesehen, gespeichert und gedruckt werden.

Zusammen mit den ausgewiesenen Informationen, wie z. B. der Rechnungsnummer, findet nach Erstellung automatisch eine Überführung der digitalen Belege in das Archivsystem statt. Diese können nach dem Import direkt für die Recherche genutzt werden. Neben der Belegrecherche stehen Ihnen auch weitere umfangreiche Archivfunktionalitäten zur Verfügung. Beispielsweise können Sie eigene Belege mit einer integrierten Verschlagwortung dem Archiv, die zur zentralen Ablage und Recherche genutzt werden können, oder abgelegte Dokumente mit Notizen versehen werden.

Rechtliche Aspekte

Bei der eingesetzten Plattform handelt es sich um ein zertifiziertes Archivsystem. Die an ein Archivsystem gestellten rechtlichen Ansprüche werden in vollem Umfang erfüllt (§ 147 AO „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“) und regelmäßig durch unabhängige Wirtschaftsprüfer überprüft. Kopien dieser Zertifikate liegen vor und sind auf Nachfrage einsehbar.

Sicherheit

Abgesichert sind die Archivsysteme durch mehrere Firewalls und Zugriffsregeln. Zur Anmeldung am Archiv geben sie eine Kombination aus Benutzernamen und Kennwort ein. Zusätzlich wird eine gesicherte HTTPS Verbindung aufgebaut, die auch das Online-Banking benutzt:

https://baeko.gws-archiv-service.de

Besondere Merkmale

• Das verwendete Archiv-System basiert auf einer zertifizierten Software.
• Die an ein Archivsystem gestellten rechtlichen Ansprüche werden in vollem Umfang erfüllt und regelmäßig durch unabhängige Wirtschaftsprüfer überprüft.
• Kopien dieser Zertifikate liegen vor und sind auf Nachfrage einsehbar.
• Die Belegrecherche kann von jedem mit einem Internet-Zugang ausgestatteten Rechner über das BÄKO Archiv-Service erfolgen.
• Optional besteht die Möglichkeit, die für mobile Endgeräte optimale Software d.3 smart mobile zu verwenden (Android oder iOS basierte Betriebssyteme).

Technische Vorraussetzung

• Internetzugang
• Aktuelle Internet/Browser-Software
• Der Browser muss eine 128bit-Verschlüsselung unterstützen
• d.3 smart mobile für mobile Endgeräte (Android oder iOS, erhältlich im jeweiligen App-Store)

Monatliche Gebühren

• Für Mitglieder 5,00 € zzgl. MwSt.

Weitere Fragen? Rufen Sie an!

Tina Schlemm

Telefon: 04624 8020 165
E-Mail: schlemm@baeko-sh.de